Der Firmenumzug

Wie bereits erwähnt, bedarf jeder Büroumzug einer sehr aufwändigen Organisation. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Mitarbeiter zu informieren und in die Planung mit einzubeziehen. Am besten funktioniert dieses, wenn die Mitarbeiter dafür in Teams eingeteilt werden, und jedes Team für verschiedene Teilbereiche des Büroumzugs verantwortlich ist.

Angebote für einen Büroumzug bekommen Sie online kostenlos und unverbindlich per Email zugesandt. Für die Planung ist der Online-Umzugskalender ausgesprochen hilfreich. Alle Daten rund um den Büroumzug können hier eingegeben und von allen Mitarbeitern abgerufen werden.
Ein Team könnte sich beispielsweise auf die Suche nach einem geeigneten Umzugsunternehmen machen, Angebote einholen und vergleichen, z. B. prüfen, welche Leistungen in den Angeboten enthalten sind, ob z. B. Umzugskartons inkludiert sind, wie viele Mitarbeiter gestellt werden und ob das Unternehmen auch das Einrichten des amtlichen Halteverbotes übernimmt. In diesem Zusammenhang muss selbstverständlich auch der genaue Termin für den Büroumzug festgelegt werden. Am sinnvollsten ist es, diesen auf ein Wochenende zu legen, da so der Arbeitsablauf am wenigsten gestört wird. Angebote von professionellen Umzugsunternehmen und Handwerkern (letzteres für eventuell anfallende Renovierungsarbeiten) finden Sie online.

Bei einem Firmenumzug steht Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit an erster Stelle. Dies gilt für die Einhaltung der Mietfrist genauso wie die Information der Kunden über den neuen Standort. Hier ist einerseits für ausreichend Marketing zu sorgen. Andererseits muss jede längere Unterbrechung des Geschäftsbetriebes möglichst vermieden werden, sonst drohen finanzielle Verluste. Der Firmenumzug ist in Sachen Planung wesentlich aufwändiger als die eigentliche Durchführung. Als Faustregel gilt: Wenn der Firmenumzug mindestens drei bis vier Monate im Voraus geplant wird, etappenweise stattfindet und idealerweise am Wochenende oder einem Feiertag vollzogen wird, kann schnell wieder zum geregelten Geschäftsalltag übergegangen werden.

Der Firmenumzug muss so früh wie möglich mit den betroffenen Mitarbeitern durchgesprochen und koordiniert werden – das garantiert einen reibungslosen Ablauf, Spekulationen und Gerüchte werden im Keim erstickt.
Es bietet sich an, ausgesuchte Organisationsteams für die Bereiche Produktion, Verwaltung, IT und Sicherheitsvorkehrungen zu bilden. Ein ausschlaggebender Faktor ist auch das Marketing: In Form von Aktionen oder einem Hinweis auf der firmeneigenen Homepage werden Kunden über den Wechsel des Unternehmensstandorts informiert. Sind die Aufgaben an die verantwortlichen Mitarbeiterteams verteilt, informieren diese dann den Rest der Belegschaft.

• Geschäftspartner und Kunden von dem Büroumzug in Kenntnis setzen.
• die Ausstattung der neuen Büroräume planen und evtl. besorgen.
• eine Umzugsnotiz auf der Firmenhomepage einrichten.
• mit den zuständigen Fachleuten den Umzug der Telefon- und EDV-Anlage absprechen.
• Telefon- und Internetanbieter, Behörden, Versicherungen und weitere Dienstleister über den Büroumzug informieren.
• eine Putzkolonne mit der Reinigung der alten Firmenräume beauftragen.
• eine Notbesetzung, die für Kunden in dringenden Fällen am Umzugstag erreichbar ist, bestimmen.

Wenn der Büroumzug erfolgreich über die Bühne gegangen ist, sollten Sie alle Beteiligten mit einer Einweihungsfeier belohnen. Im Übrigen auch ein gutes Mittel, Kunden und Geschäftspartnern die neuen Räume zu präsentieren.

Kein Firmenumzug ohne geeignetes Umzugsunternehmen: Bei dem immensen  Planungsaufkommen sollten Sie sich nicht zusätzlich mit der Beschaffung von Umzugskartons, dem Verpacken des Büromobiliars und sonstigen Problemen herumschlagen. Erfahrenen Umzugsfirmen, bei denen die Organisation und Durchführung von Büroumzügen zum geschäftlichen Alltag gehört, kann man getrost einen Großteil der anfallenden Arbeiten überlassen – vom Einpacken des Umzugsguts, Einrichten einer amtlichen Halteverbotszone bis hin zur Montage der Möbel am neuen Standort und sonstigen Hilfestellungen rund um das Thema Firmenumzug. Wichtig: Sie sollten genau klären, welche Dienstleistungen die Spedition übernimmt, damit nichts in Vergessenheit gerät!
Wir empfehlen: Bestimmen Sie ein Mitarbeiterteam, dass sich auf die Suche nach einer Spedition macht. Holen Sie unbedingt von mehreren regionalen Umzugsunternehmen Angebote für einen Firmenumzug ein, um Preise vergleichen zu können.